Fax Center

Activeren faxmogelijkheid

Om faxen te kunnen ontvangen in uw account, dient een van de telefoonconnectie hiertoe geactiveerd te worden. Dit kan in combinatie met bijvoorbeeld uw voicemail, maar wij adviseren u om (indien mogelijk) faxen op een aparte aansluiting (Phone terminal). Dit om te voorkomen dat de gesproken tekst van uw voicemail conflicten zou geven met de faxontvangst.

Uw logt in in uw account op pbx.voipq.nl, en gaat vervolgens naar de extensie welke als fax gaat fungeren. Als u deze extensie aangeklikt heeft, gaat u naar Phone terminal setup en zoekt u het kader Fax center en stelt u deze in zoals hieronder aangeven:

Toelichting:

• Autodelete received faxes older than: faxen ouder dan xx dagen worden verwijderd. Let op: uw ruimte is niet onbeperkt, dus bij het niet tijdig verwijderen van faxen loopt u het risico geen nieuwe faxen meer te kunnen ontvangen;
• New received fax notification: nieuwe faxen verschijnen in uw Fax Center, maar kunnen naar keuze ook naar uw email doorgestuurd worden (send fax by email) of een notificatie kan naar uw mail gestuurd worden (send alert email). Overigens blijven faxen altijd in het Fax center bewaard (ook indien u deze doorstuurt), tenzij u deze handmatig verwijderd in het faxcenter, of indien ze ouder zijn dan xx dagen (zie voorgaande instelling);
• Fax automatically answers after: indien deze extensie alleen gebruikt wordt voor faxen kunt u deze kort zetten, zodat de fax vrijwel direct opneemt.

Als u de gewijzigde instellingen opslaat, zult u zien dat er nu een icoon met Fax center is geactiveerd binnen het hoofdscherm van deze extensie.

Ontvangen van inkomende faxen

Faxen worden nu automatisch ontvangen en naar keuze doorgezonden naar uw mailadres (zie vorig hoofdstuk). Uiteraard dient u voor dit laatste wel uw mailadres in te stellen in de eigenschappen van de extensie welke voor het faxverkeer gebruikt wordt. U kunt dit instellen door de juiste extensie te kiezen en volgens de optie Edit extension te selecteren en hier het email-adres in te vullen waarop u geïnformeerd wenst te worden.

Zo kunt u de binnengekomen faxen in het Fax Center bekijken. Faxen die 'vet' weergegeven worden zijn nog niet eerder gelezen, faxen in een normaal lettertype wel. Met het selectievakje uiterst rechts kunt u gelezen faxen selecteren en met het rode kruisje er vlak boven, verwijderen.

Versturen van faxen via het Fax Center

Binnen uw Fax Center is ook een icoon aanwezig Send faxes (alleen vanaf VoipQ-versie 2).

Indien u op deze icoon klikt, krijgt u het onderstaande scherm te zien:

In het bovenste deel van dit scherm kunt u eenvoudig faxen versturen via de webinterface, we zullen dit zo verder toelichten.

In het onderste deel van het scherm kunt u zoeken in faxen die verzonden zijn, hetzij via de webinterface hetzij via email.

Om een fax via de webinterface te versturen dient u de volgende stappen te doorlopen:

1. Invoeren nummers van de ontvangers (indien meerdere nummers deze scheidden door een komma)
2. De fax als bestand selecteren op uw lokale schijf (bestanden in het formaat PDF, JPG en TIF) worden geaccepteerd. Indien u meerdere bestanden ineens wenst te versturen kunt u met de plus en min achter het eerste fax-bestand meer en minder bestanden selecteren voor één fax.
3. Met send later kunt u aangeven dat de fax op een later tijdstip verstuurd dient te worden.

Versturen van faxen via email (mail2fax)

Om faxen te kunnen versturen vanuit uw mailbox, moeten de volgende instellingen aangepast worden in uw “Phone Terminal setup” instellingen (zie hoofdstuk 1) in het hoofdmenu van uw extensie moeten nu de volgende zaken worden aangezet:

• Aanvinken Accept faxes sent by email
• Invoeren van het mailadres waarvandaan de faxen kunnen worden verzonden (evt. meerdere adressen mogelijk door gebruik te maken van het plusteken achter dit invoerveld)

Bij het versturen van faxen via de email dient u rekening te houden met het volgende:
Faxen worden verstuurd naar “fax@faxgw.net”;

• In het onderwerp-regel (subject) zet u alleen het faxnummer;
• Als bijlage selecteert u een .PDF, .TIF, of een .JPG bestand (deze zal uiteindelijk als fax verstuurd worden);
• Een opgegeven mailadres waar vandaan faxen verstuurt mogen worden kan maar eenmalig in het systeem voorkomen;

U kunt nu beginnen met het samenstellen van uw email, zie onderstaand voorbeeld:

U hoeft dus alleen maar de mailadres goed in te voeren, te verzenden vanaf een mailadres welke opgegeven is in de extensie, een document als attachment toe te voegen en het faxnummer in de onderwerpsregel te zetten (als lokaal nummer of internationale notatie, dus 015 (Delft) is 015xxxxxxx of +3115xxxxxxx).

Kort daarna ontvangt u een bevestiging in uw emailbox om te bevestigen dat de fax verstuurd dient te worden. U kunt hiervoor eenvoudig op de link klikken om dit te bevestigen.

Enkele minuten later ontvangt u een bevestiging in uw mail dat de fax verzonden is.

Wij wensen u veel gebruiksplezier toe met het gebruik van uw faxbox!